Oslovenie a pozdravy v e-maile: ako ich správne používať?

Zdvorilostné formulácie v e-maile – čo je jazyková etiketa?

Inými slovami, používanie správnych úvodných a záverečných formulácií informuje príjemcu, že sme slušne vychovaní a vieme formálne komunikovať.

Časy, keď sa obchodná korešpondencia viedla najmä listami, sú dávno preč. Dnes dominuje komunikácia prostredníctvom e-mailu. Väčšina z nás počas pracovného dňa vytvára desiatky správ, ktoré posiela kolegom, obchodným partnerom či nadriadeným.

Napriek skúsenostiam s písaním korešpondencie však mnohí ľudia stále robia množstvo chýb, ktoré zvyčajne vyplývajú z neznalosti. To môže príjemcu odradiť.

Správna štruktúra formálneho e-mailu

Každá správa by mala pozostávať z troch častí:

• úvodu (pozdravu a oslovenia);
• hlavnej časti (môže ísť o otázku, reklamáciu alebo oznámenie);
• záveru (rozlúčky).

V tomto článku sa nebudeme podrobne venovať hlavnej časti, teda samotnému obsahu správy. Pripomíname však, že bez ohľadu na to, kto je adresátom, treba dodržiavať jazykovú etiketu – vyjadrovať sa slušne, nikoho neurážať a nevynucovať si konanie či rozhodnutie.

Skôr než začneme rozoberať zdvorilostné formulácie na začiatku a konci správy, určme si adresáta. Pomôžu vám tieto otázky:

• Poznám túto osobu? (nemusí ísť o osobný kontakt – inak povedané: už sme si spolu písali?);
• Aké postavenie má adresát? (je to profesor, nadriadený, kolega alebo úradník?);
• Poznám jeho či jej pohlavie? (prípadne viem, ako sa daná osoba identifikuje?);
• Koľko má približne rokov? (je to rovesník, mladší alebo starší človek?).

Keď poznáte odpovede na tieto otázky, ľahšie zvolíte vhodnú formu oslovenia aj rozlúčky. Oplatí sa tiež dbať na ich vzájomnú jednotnosť – začiatok aj koniec správy by mali pôsobiť podobne formálne.

Úvodné zdvorilostné formulácie

Každú správu treba vhodne začať. Prejsť hneď k veci je prijateľné iba pri pokračovaní už rozbehnutej korešpondencie. Ak niekomu píšete prvýkrát, úvod by ste nemali vynechať.

Aké zdvorilostné formulácie možno použiť na začiatku e-mailu?

• Vážená pani / Vážený pán – keď poznáme pohlavie adresáta;
• Vážené dámy, vážení páni – keď nevieme, kto bude správu čítať, napríklad pri všeobecnej firemnej adrese;
• Vážená pani riaditeľka / Vážený pán riaditeľ alebo Vážená pani profesorka / Vážený pán profesor – ak poznáme funkciu či akademický titul adresáta. Pri oslovení titulom ho používame podľa miestnej etikety a správneho ženského alebo mužského tvaru;
• Pani Nováková / Pán Novák – ak osobu poznáme a už sme si spolu písali, prípadne pokračujeme v e-mailovej výmene. Pri mene a priezvisku je vhodné zachovať zdvorilý tón;
• Milé kolegyne / Milí kolegovia / Ahojte všetci – najmä pri komunikácii s tímom, keď chceme zvoliť menej formálny tón;
• Dobrý deň – univerzálny a bežne prijateľný pozdrav aj vtedy, keď si adresát správu prečíta večer.

Je „Ahoj“ alebo „Čau“ vhodné na začiatku formálneho e-mailu?

V zozname vhodných úvodných formulácií chýbajú pozdravy „Ahoj“ či „Čau“, ktoré sa v bežnej komunikácii používajú často. Prečo? Príliš neformálny pozdrav môže vo formálnom e-maile pôsobiť neúctivo alebo neprofesionálne, najmä ak píšeme neznámej osobe, klientovi, úradníkovi alebo nadriadenému.

Tieto pozdravy sú vhodné predovšetkým v komunikácii s blízkymi kolegami, priateľmi či známymi. Pri formálnom kontakte je bezpečnejšie použiť „Dobrý deň“ alebo „Vážená pani / Vážený pán“.

Interpunkcia pri úvodných formuláciách

Po oslovení sa v slovenčine zvyčajne píše čiarka. Potom necháme prázdny riadok a hlavnú časť správy začneme malým písmenom, ak to nadväzuje na oslovenie. Pri samostatnom pozdrave, napríklad „Dobrý deň!“, možno použiť výkričník a ďalšiu vetu začať veľkým písmenom. Dôležité je zvoliť jednu konvenciu a dodržať ju v celej správe.

Záverečné zdvorilostné formulácie

Úvod aj hlavná časť správy sú hotové, teraz je čas na záver. Aké rozlúčky možno použiť vo formálnom e-maile?

• S úctou;
• S pozdravom;
• Ďakujem a prajem príjemný deň – vhodné najmä vtedy, keď chceme správu ukončiť o niečo osobnejšie, no stále profesionálne.

Je „Pekný deň“ alebo „Prajem pekný deň“ chybou?

Aj záverečné pozdravy môžu vyvolávať otázky. Sú formulácie „Pekný deň“, „Prajem pekný deň“ alebo „S pozdravom“ nesprávne? Nie nevyhnutne. Možno ich bez problémov používať v poloficiálnej alebo kolegiálnej korešpondencii. Hodia sa najmä k e-mailom, ktoré začíname pozdravom „Dobrý deň“. V prísne formálnej správe je však vhodnejšie použiť „S úctou“ alebo „S pozdravom“ podľa vzťahu k adresátovi.

Interpunkcia pri záverečných formuláciách

Za záverečnou formuláciou sa zvyčajne nepíše čiarka ani bodka. Na ďalší riadok uvedieme podpis, ideálne celé meno a priezvisko. Platí to aj vtedy, keď adresát vie, kto mu píše, napríklad z e-mailovej adresy alebo zobrazovaného mena.

Vzorový formálny e-mail

Nižšie uvádzame príklad formálneho e-mailu, ktorý zodpovedá odporúčaniam z tohto článku:

Vážené dámy, vážení páni,

ďakujem, že ste si prečítali tento článok. Nižšie uvádzam zhrnutie najdôležitejších myšlienok, ktoré podľa môjho názoru stoja za pozornosť. Prajem príjemné čítanie a teším sa na ďalšiu spoluprácu.

S úctou

Lucia Kováčová